מסדרים את הקבצים
אחת הדרכים להאיץ את המחשב ולפנות בו מקום היא מחיקה של קבצים. הדפדפנים שלנו מאפשרים לנו להפטר מקבצים מיותרים שהורדו בתהליך הגלישה, על ידי שימוש בכפתור האפשרויות ובמחיקה של הקבצים הזמניים שבו.
מערכת ההפעלה שלנו כוללת גם היא כלי ניקוי דיסק (Disk Cleanup) המאפשרים למחוק בבטחה קבצים זמניים, קבצי תיעוד שאין לנו צורך בהם, את סל המחזור ועוד. מחיקות אלו יכולות לפנות לנו ג'יגות של מקום במחשב, בלי להתאמץ כלל.
בכדי להמשיך את הניקיון, יהא עלינו להכנס לתיקיות שלנו ולבחון את הקבצים הנמצאים שם. כדאי לסדר את הקבצים לפי התאריך האחרון בו שונו ולבחון האם יש לנו עוד צורך בהם.
שיטה זו יכולה לסייע לנו להפטר גם מקובצי מוזיקה שהורדנו והחלטנו שאנחנו לא מחבבים יותר. אם אנו מוצאים קבצים שאנו עדיין צריכים, אך השמות שלהם לא מסגירים את תוכנם החשוב, זה הזמן לשנות את השם ולתייק את קבצים אלו בתיקייה המתאימה. קיימות תוכנות כמו EasyDuplicateFinder שיכולות לסייע לנו בתהליך זה, אך אין תחליף לבדיקה הקפדנית שלנו לפני מחיקת הקובץ.
עדכון תוכנות
זה הזמן להכנס ללוח הבקרה ולתוכניות המותקנות, ולברר מה מהן עדיין אנחנו צריכים, ובמה הפסקנו להשתמש כבר ממזמן. דרך חלון הוספה/הסרה של תוכנות, אנו יכולים להסיר בבטחה את התוכניות המיותרות, ולפנות מקום נוסף בדיסק הקשיח.
כאשר אנו מתקינים תוכנות חדשות, כדאי להגדיר ידנית את תיקיות ההתקנה, כיוון שבחלק מן המקרים תקבלו תיקיות ראשיות הכוללות את שם החברה ולא את התוכנה שחפשתם. מומלץ לרכז תוכנות מסוגים דומים בתיקייה ראשית אחת, כמו למשל תיקייה אחת לתוכנות מוזיקה הכוללת גם את התוכנה של מערכת ההפעלה וגם אחרות מסוג זה , תיקייה לתוכנות צפייה בסרטים וכדומה.
מרכזים סיסמאות
חלק ניכר מהאתרים בהם אנו גולשים דורשים מאיתנו שם משתמש וסיסמה. בכדי לזכור את כל השמות והסיסמאות ניתן להוריד תוכנות כמו LastPass החינמית המרכזת עבורנו את הסיסמאות לאתרים, או ליצור תיקיית סיסמאות ובה לשמור את הסיסמאות העדכניות שלנו בטבלה, הכוללת את שם המשתמש, הסיסמה, האתר ובמידה ויש, את מספר המנוי שלנו ומספרי טלפון ליצירת קשר (כמו למשל עבור חברות האינטרנט והסלולר) או לחילופין לאלה שפחות בעניין הורדות של תוכנות, ליצור תיקיה שתקרה להלן "סיסמאות" ובה לרכז את כל הססמאות ושמות המשתמש הרלוונטי לכל מקום ומקום קרי, בנק, אינטרנט, אשראי, חברת חשמל וכדומה.
דואגים לגיבוי
בכדי למנוע את איבוד המידע שטרחנו לסדר יפה כל כך, עלינו לגבותו. קיימות מספר אפשרויות גיבוי, כמו למשל גיבוי על גבי CD של חלק מהמידע, גיבוי בהארד דיסק נייד של כל המחשב, או גיבוי בענן של קבצים חשובים או המחשב כולו.
אם יש קבצים שחשובים לנו במיוחד, כדאי לשלוח אותם לעצמנו במייל חיצוני (כמו למשל ב-Gmail), וכך לוודא כי הם נשמרים בהישג יד תמיד. כיום, ספקי האינטרנט וחברות רבות מציעות גיבוי בענן למחשב, ושווה לברר האם עלות השירות משתלמת עבורנו. אם אנו מגבים את המידע על הארד דיסק נייד או דיסקים לצריבה, חשוב לרשום על הדיסק, או בתיקיית הגיבוי את התאריך בו הוא בוצע, בכדי לאפשר לעצמנו להמשיך מהנקודה בה עצרנו בפעם הבאה, או בכדי להקל על מציאת הגיבוי הנכון בעת הצורך.
העידן הדיגיטלי מאפשר לנו כיום לחסוך בנייר ולקבל את החשבוניות שלנו באמצעות המייל או אתרי הספק. על ידי מעבר לחשבוניות דיגיטליות, אנו חוסכים לעצמנו את קלסרי התיוק הפיזיים ואת המקום אותו הם תופסים, אך עדיין, בכדי להתמצא במה ששולם ומתי, עלינו לתייק את החשבונות במחשב שלנו על פי שיטה סדורה.
מנהלים חשבונות
בכדי לעשות סדר בחשבונות, מומלץ לפתוח תיקייה ראשית המרכזת אותם תחת שם זה, ובתוך תיקיה זו יש לפתוח תתי תיקיות עבור כל סוג חשבון (תיקיית חשמל, ארנונה, כרטיסי אשראי, בנקים וכדומה). בתוך כל אחת מתיקיות המשנה נפתח תיקיה עבור השנה הנוכחית, ובה נשמור את החשבונות הרלוונטיים, בפורמט קבוע הכולל את שם תיקיית המשנה, את החודש לתשלום ואת השנה (לדוגמא: "חשבונית מים ינואר 2011").
אם אנו נוטים לשלם את החשבונות ברגע בו הם מתקבלים או משלמים אותם בהוראת קבע, מלאכתנו קלה יחסית. כל שעלינו לעשות הוא לשלם, ולתייק את החשבון בתיקייה הרלוונטית.
בכדי לציין על החשבון את תאריך התשלום ואת מספר האישור, אנו יכולים להשתמש בעורך קבצי PDF ולהוסיף הערה לקובץ. אפשרות נוספת היא לשלם באמצעות העברה בנקאית בתאריך עתידי, שתאפשר לנו לתייק את החשבון עם קבלתו ולחסוך את ההתעסקות הנוספת.
אם איננו משלמים במקום, עלינו ליצור תיקייה המרכזת את כל החשבונות הפתוחים, להוסיף אליה את החשבון ולהוסיף ביומן שלנו או בסלולרי תזכורת עם התאריך האחרון לתשלום, בכדי למנוע שכחה.
מסדרים את התמונות הדיגיטליות
המעבר לצילום דיגיטלי אפשר לנו לצלם מאות תמונות בכל טיול, ולאחסן אותם במחשב במקום באלבומי כיסים. אצל רבים קיימת תיקייה יחידה עבור תמונות, כשכל התמונות בה כוללות שמות גנריים כמו img1050 או img15-07-09 שאינם מוסיפים אינפורמציה ואינם מקלים על החיפוש בתמונות, וכן כמה שמירות לכל תמונה, שכן בכדי לשלוח אותה במייל או להעלותה לפייסבוק יצרנו עותק מכווץ ומוקטן יותר שלה.
כדאי להתחיל בסידור אלבומי תמונות בבדיקה של כפילויות. מכיוון שמדובר במטלה מייגעת, טוב לדעת שיש תוכנות חינמיות שיכולות לסייע לנו בה. תוכנות כמו Awesome Duplicate Photo Finder החינמית, סורקות את תיקיות התמונות במחשב, מוצאות קבצים כפולים ומאפשרות לנו למחוק את הכפילויות.
לאחר שדללנו את השורות, עלינו להחליט על שיטת הסידור שלנו. כמו בסידור תמונות פיזי, גם כאן ניתן למיין לפי שנים בהסתמך על תאריכי יצירת הקבצים, לפי המצולמים בתמונה (תיקייה של תמונות של אמא, אבא, כל ילד, והחתול) או לפי מיקומים (טיול לתאילנד, טיול לגליל וכדומה).
אם יש לכם רשימות המתעדות מה מופיע בתמונות שצילמתם, זה הזמן להשקיע ולהחליף את שמות הקובץ הגנריים בתיאור מה בתמונה. אם אתם רוצים לשמור על סדר הטיול, הוסיפו מספר סידורי רץ לפני כתיבת התיאור. בעתיד כאשר אתם מעלים תמונה למחשב, שנו את שמה כבר ברגע ההעלאה וכל לא תצטרכו לחזור על פעולה זו.
אם אנו סורקים את הציורים של הילדים במקום לשמור את המקור, ביכולתנו לנהל את תיקיית הציורים באופן דומה, ולמיין את הציורים לתיקיות לפי הילד שצייר אותם, ולציין על כל אחד מהם את השנה והתוכן שלו.
ניקוי הדואר האלקטרוני
אם אנו משתמשים בתוכנות כמו אאוטלוק לקבלת דואר אלקטרוני, הוא גוזל מקום מהדיסק הקשיח שלנו, ועל כן כדאי לנקות גם אותו. כדאי לעבור על הדואר הנכנס ולמיין אותו לפי גודל. אם יש בו מיילים שתופסים נפח רב כדאי למחוק אותם, ולבצע חיפוש דומה לפי גודל גם בתיבת הדואר היוצא.
זה הזמן לחלק את המיילים שקבלנו לתיקיות משנה, בכדי להקל על החיפוש בו, ולמחוק את דיוורי הספאם ואלו שאין להם ערך יותר. לאחר סיום המיון בדואר האלקטרוני, כדאי לרוקן את תיקיית המסמכים שנזרקו, שכן הם עדיין נמצאים פיזית על הכונן של המחשב.
ליתר ביטחון
אם יש לנו על המחשב 2 מחיצות (C ו-D למשל), כדאי לשמור את הקבצים שלנו בכונן שבו לא נמצאת מערכת ההפעלה. הפרדה זו מאפשרת לנו לשמור על המידע גם אם נאלץ לפרמט את הכונן בו נמצאת מערכת ההפעלה ולהתקין מחדש, ולמנוע איבוד מידע, שכן לקריסות אלו יש נטייה להגיע יום לפני הגיבוי הבא.
לאחר שעברנו על כל המחשב ומחקנו את כל שניתן למחוק, נותר לנו רק לרוקן את סל המחזור ולפנות לעצמנו מאות ג'יג'ות. תיוק שוטף של הקבצים לפי שיטת תיוק מוגדרת מאפשר לנו למצוא את שנמצא במחשב שלנו במהירות ובקלות, להפטר מקבצים שכבר אין בהם צורך ולשמור על גיבויים עדכניים לכל מקרה שלא יקרה.
רוצים שהמקצוענים של סידורים יעשו לכם סדר במחשב? צרו קשר ואוטוטו תוכלו להנות ממחשב מסודר.
