בין אם אתם עובדים במשרד ביתי, או במשרד מחוץ לבית, סביר להניח שאם ישאלו אתכם מה הייתם רוצים לשפר במשרד, אחד הדברים הוודאיים הוא ארגון וסידור המשרד והיכולת לשמור עליו מסודר.
במקרה של משרד, ארגון המשרד לא רק נגמר בסידור, זה משפיע על המון תחומים נוספים. בואו נסקור מה היתרונות של סידור המשרד ומדוע כדאי לעשות זאת.
חולמים על משרד מסודר
בואו נודה, לכל מי שעובד במשרד, ומסתכל סביב על כל הניירות, המשימות וכל מה שמחכה, יש חלום על איך זה היה נראה לו המשרד היה מסודר. לעיתים קרובות אנו מוותרים מראש על הסידור בעיקר כי זה גוזל מאיתנו המון זמן, אנרגיה, ויש דברים חשובים יותר בראש סדר העדיפויות. אנו לא מבינים כי כתוצאה מחוסר התייחסות לחשיבות הסדר במשרד, אנו מוסיפים לעצמנו עוד עבודה, עוד באלגן, ועוד כאבי ראש.
בואו נעצור לרגע ונחשוב על זה: תיקייה של כל מה שדורש תיוק, תיקייה של כל הדואר הנכנס (המודפס), תיקייה של כל הקבלות או החשבוניות, וכו'. עיקר הסוד בסידור הוא הארגון, הריכוז והיכולת לקבוע מה הולך לאן. למה זה כל כך חשוב?
חסכון זמן ואנרגיה
המטרה שלנו היא להיות יעילים ופרודוקטיביים, כלומר, להשקיע כמה שיותר זמן ואנרגיה בעבודה עצמה, ולא בסידורים או עניינים טכניים שנוגעים לעבודה. ברגע שאנו מבזבזים מון אנרגיה על לחפש מסמך מסוים, למשל, אשר במקרה של משרד מסודר, לא הייתה אמורה להיות בעיה למצוא אותו, זהו בזבוז זמן ומשאב אנרגיה. משרד מסודר עוזר לנו לעסוק בעיקר ולא בטפל, בעבודה עצמה, ולא בחיפוש ניירות, מסמכים, ולעיתים גם ציוד משרדי. ברגע שכל כלי הציוד המשרדי כגון שדכן, מחורר, סרגל, מחדד וכו', נמצאים במגירה אחת, אתם חוסכים אנרגיה בחיפוש.
הכל עניין של הגדרות
אנו ממליצים שלפני שתעשו סדר, תעשו רשימה של איך שתרצו שזה ייראה בסיום הסדר. למשל: מגירת כלי כתיבה וציוד משרדי, תיקיית קבלות וחשבוניות, תיקיית משימות דחופות, תיקיית דואר נכנס מודפס, וכו'. לאחר שתכינו תוכנית לסידור המשרד, ותכינו תיקיות, מגירות ומרחב פיזי לכל זה, כל מה שיישאר לכם הוא לארגן.
סידור קבוע
חשוב לציין, את המשרד אנחנו לא מסדרים פעם אחת ומצפים שהוא יישאר מסודר לנצח, נכון? כלומר, יש אולי סידור ראשוני מרכזי שיש לעשות על מנת לעשות סדר, אבל לאחר מכן, חשוב להקפיד לארגן את המשרד לפחות אחת לשבוע. שימו לעצמכם תזכורת לקראת סיום השבוע, בכל שבוע, לסדר את הניירות והמסמכים שנערמו השבוע, אחרת מהר מאוד תגיעו למצב בו המשרד נראה איך שהיה נראה לפי שסידרתם אותו.
שירותים מקצועיים של סידור וארגון המשרד
כיום, אתם יכולים גם ליהנות משירותי סידור משרד מקצועיים אשר עושים עבורכם את העבודה. מדוע אנו ממליצים להיעזר בהם? הכל ענין של סדר עדיפויות. אם אתם משקיעים זמן וכסף שלכם על מנת לסדר את המשרד, אולי עדיף לבקש מבעל מקצוע מנוסה וזריז יותר מכם, שיעשה זאת? ואם אתם שוקלים סידור קבוע, כנראה תיווכחו לדעת כי להיעזר בשירותים מקצועיים של חברה אשר מכירה את המשרד, בונה איתכם את מערך הסדר והארגון, יכולה בהחלט לחסוך זמן, אנרגיה, וכוח אדם, מה שבהחלט שווה את העלות הכספית.
