הקצו לציוד היקפי מקום משלו
סידור משרד מחייב לא פעם רכישה של מספר אביזרים חדשים, אך במחיר זול יחסית הוא מאפשר לך להגדיל את המקום הפנוי במשרד ולייעל דברים. כך למשל כדאי לקנות מעמד למדפסת במקום לאפשר לה להמשיך ולתפוס מקום על שולחן העבודה, ולספק מקום אחסון הגיוני לדפי המדפסת. כדאי להשקיע גם במדפים וכונניות תלויות לאחסון התיקיות והספרים לשם יצירת סידור משרד יעיל יותר.
בדקו את צרכי האחסון שלכם
אם המשרד שלכם מייצר ניירת רבה תזדקקו בוודאי לפתרונות אחסון רבים. בדקו האם ישנם מקומות אותם ניתן לנצל לאחר סידור המשרד ליצירת מקום אחסון נוסף, ואם לא שקלו להשתמש בשירותי גנזך עבור מסמכים ישנים.
סידור על פי שמאל-ימין
לכל אחד מאיתנו יש יד חזקה, שבה הוא משתמש לביצוע עבודתו. סידור עסק בצורה נכונה לוקח בחשבון את נוחותו של המשתמש, ועל כן חשוב להבין האם הוא ימני או שמאלי, ולמקם את הציוד הרלוונטי לו בהתאם לכך.
פעמים רבות ניתן למצוא קליניקות, חנויות ומשרדים שמיועדים לאנשים שמאליים על אף שבעליהם ימניים. סידור לא נכון של מקום העבודה, דורש מאיתנו השקעת מאמצים רבה יותר ומבזבז לנו זמן רב יותר מאשר לו היינו משנים את מיקומי הרהיטים והחפצים בחלל.
סידור בהתאם ליד הדומיננטית מסייע לפשט את העבודה ולייעל אותה, ועל כן זו התחנה הראשונה אותה עלינו לבדוק כאשר מתכננים סידור עסק.
סידור נכון של מכשור ואביזרים
סידור משרד כולל אלמנטים רבים. כך למשל אחת ההחלטות הראשונות שנקבל היא היכן לשים את המכשור האלקטרוני כגון הפקס, המדפסת והמגרסה. כדי להתייעל עלינו להבין מי עושה את השימוש הרב ביותר במכשור זה, ולמקם אותו בסמיכות האפשרית למכשור.
כמו כן, כדאי להתחשב בנקודות החשמל, ובמידת הצורך לשנות חדרים בהתאם להן, או להזמין חשמלאי להתקנת נקודות נוספות. העלויות שיחסכו בטיולים אל המכשירים יחזירו את ההשקעה במהירות, ויסייעו לעסק להפוך ליעיל ורווחי יותר.
נושא נוסף שיש לתת עליו את הדעת הוא ארון הציוד המשרדי. עלינו להחליט האם ברצוננו שהוא יהיה סגור וכי תהיה שעת חלוקת ציוד, או האם העובדים יוכלו לקחת ממנו באופן חופשי את מה שיצטרכו.
המקביל של ארון הציוד הוא המטבח המשרדי, שכן הוא מאחסן כמויות אדירות של ציוד בקנייה קבועה וללא התייחסות לחוסרים. בכדי להקטין את העלויות והבזבוז, כדאי לעבור לקנייה לפ-י הצורך, ולדאוג לממונה על הנושא.
עשו סדר בניירת
במשרדים רבים יש המון חומרי ניירת, הכוללים את ההזמנות, הקבלות, החשבוניות, האישורים, ההסכמים וכן הלאה. כאשר יש לנו צורך בארגון ניירת רבה, אנו נתקלים בשתי בעיות עיקריות: הראשונה היא הצורך במקום אחסון לכל הניירת, והשניה היא ליצור התמצאות קלה, נוחה ואחידה בחומר המתויק.
אחת האפשרויות המוצעות לסידור עסק שאין לו מקומות אחסון מספיקים היא סריקה של החומרים המודפסים ואחסונם בתיקיות מתאימות בשרת. מצב זה מוריד משמעותי את היקף הניירת, חוסך צורך בתיוק ומאפשר גישה אליה לעובדי המשרד. אפשרות נוספת היא לעבור למערכות הנהלת חשבונות ממוחשבות המאפשרות להוציא קבלות וחשבוניות כקבצים במקום להדפיסם.
בכדי להפוך את התיוק לאפקטיבי, עלינו ליצור שיטה שתתאים לכל עובדי המשרד, ונהלים לביצועה. חשוב להתאים את שיטת התיוק לאופי העבודה ולצרכים, ולמשל במשרד עורכי דין ניתן לתייק את החומרים בתיקיות נייר דקות דמויות קלסרים, במקום בקלסרים המאגדים מספר רב של תיקים ומסודרים באמצעות אינדקס.
אחידות בתיוק מתחילה מאחידות במראה הקלסרים. בכדי להקל על ההתמצאות, ניתן ליצור הפרדה לפי מפתח מרכזי כגון שנת עבודה, שייכות לעובד, או נושא ולהקצות לכל מפתח חלוקה צבע שישמש אותו עבור הקלסרים המקוטלגים תחתיו.
מומלץ להתאים את שיטת התיוק לנוחות המשתמשים בה, ולהחליט בין תיקיות תלויות, קלסרים עומדים, ניילונים או חוליות בהתאם. גם ההחלטה היכן למקם את הקלסרים נגזרת מרמות השימוש, דרישות הזמינות של החומר ומאפייני המשתמש העיקרי.
הוציאו ישן מפני חדש
בעת סידור משרד אנו בוחנים את הרלוונטיות של החומרים השונים בו. כך למשל, נבדוק הם כל הקלסרים שברצוננו להכין נמצאים בשימוש תכוף או שמא ניתן להעביר אותם לארכיון במחסני החברה או לשירותי ארכיב חיצוניים.
קלסרים שצריכים לעבור לארכיון צריך לסדר בארגזי ארכיון ייעודיים, הכוללים את פירוט התכולה, טווח השנים והשייכות של החומרים. ובכדי להתמצא בארכיון בקלות, מומלץ לבצע רישום ממוחשב של הארגזים ותכולתם בקובץ על שרת החברה.
התוצר העיקרי של סידור המשרד הוא יצירה של שפה קבועה לסדר. שפה זו מתבטאת לא רק באופני התיוק, אלא גם בנושא קביעת הפגישות, והיא מגדירה למעשה אילו נתונים נרשמים כאשר קובעים פגישה. היתרון ביצירת שפה אחידה לסדר נמצא ביכולת למצוא כל דבר על ידי כל עובד, ולא כפי שקורה בעסקים רבים, שכשאר המזכירה איננה הכאוס חוגג.
