ניהול יעיל של הניירת במשרד

מכירים את הסיטואציה הזו? נכנסים למשרד או בית עסק כלשהו, ניגשים למזכירה או לאחד העובדים, והשולחן שלהם עמוס בניירת? הכאוס חוגג? הם לא מוצאים ידיים ורגליים ולכן גם השירות איטי יותר?

ובכן, אין מדובר בהכרח המציאות. כיום כל משרד או בית עסק יכול להיפטר מניירת מיותרת ולהשתמש בכלים מתקדמים שיתרמו לייעול הליכי העבודה.

ניהול יעיל של הניירת במשרד, מניח שאנחנו לא צריכים לעבוד בשביל הניירת אלא להיפך- הניירת צריכה לשרת את העובדים ואת עבודתם.

הכל מתחיל במדפסת

למעט מסמכים שמתקבלים מלקוחות או ספקים, רוב הניירת במשרד מקורה במדפסת של המשרד. כיום, המדפסות הנפוצות ביותר הן אלה המשולבות עם סורק ופקס, כך שכל עבודת הניירת נעשית במכשיר אחד. עד לאחרונה, בעלי עסקים נאלצו לרכוש מדפסות יקרות באלפי שקלים. כתוצאה מכך, הם המשיכו להשתמש במדפסת שנים רבות, גם אחרי שהיא נהייתה מיושנת ולא רלוונטית. מדפסת ישנה מזמינה תקלות רבות שמעכבות את עבודת המשרד ועולות ביוקר.

חשבתם לשכור מדפסת?

פיתרון אפשרי שנהיה פופולרי לאחרונה הוא שירות השכרת מדפסות.

מדפסת שכורה מאפשרת להחזיק בטכנולוגיה המתקדמת והמתאימה ביותר, מבלי להוציא אלפי שקלים על הרכישה. במידה והמשרד גדל או שצרכיו השתנו- אין צורך לרכוש מחדש מדפסת, אלא להחליף את הדגם השכור. גם במקרים של תקלות- לרוב, הם באחריות המשכיר כך שבעל העסק נקי מדאגות בנושא. מדפסת מתקדמת ומתפקדת תסייע לעובדים ליצור סדר במשרד, להדפיס מסמכים חשובים ולעבוד ביעילות עם הניירת החשובה לעבודתם.

סדר וסוגי מדפסות

טרם השכרת מדפסת, יש להתייחס לאופי העבודה והיקף הניירת. קיימות מדפסות דיו, גם כמובן משולבות, אלה הן הזולות יותר, יחד עם זאת הן גם איטיות. סביר להניח כי לצרכי המשרד רצוי לרכוש מדפסות לייזר. אלה הן המהירות ביותר. כמו כן, יש להתייחס לשם המותג.

ישנן יצרניות המתמקדות יותר בייצור מדפסות לעסקים. אין זה משנה, לאחר שתבחרו את המדפסת המתאימה לצרכי המשרד, תשכילו להבין כיצד הכל פועל ביעילות ומהירות. לאחר ההדפסה מתייקים את כל הניירת. בנוסף, ניתן לסרוק אותם, לצלם, (מדפסות עם מכונת צילום), ולשלוח בקלות באמצעות מכשיר הפקס.

איך עוד ניתן לייעל את הניירת במשרד?

המדפסת כמכשיר מתקדם, מתבקשת בכל בית ובית עסק, אולם אין על המדפסת לבדה. רצוי במקביל לרכוש גם מקומות אחסון מתאימים בגודל תכולתם לניירת, תיקיות, קלסרים וכל מסמך אחר. גם את המדפסת עצמה יש למקם במקום נגיש במשרד לכלל העובדים, כדי שכל עובד שצריך להדפיס- יוכל להגיע בקלות למדפסת ולהשתמש בה באופן מהיר ויעיל.

לרוב, ריהוט עם די ויותר מדפים, מגירות ומקומות אחסון, גם הוא בדרכו יביא לייעול העבודה. בכאוס לא פשוט להסתדר. ככלל, החיים כיום מכתיבים לנו להיות כמה שיותר יעילים.

שמירת ניירת במחשב

אין כבר צורך לבזבז כמויות גדולות של נייר ועל הדרך גם לייצר פגיעה בסביבה. לאחר סריקת מסמכים באמצעות מדפסת, ניתן מיד לשמור אותם במחשב, בתיקיות מסודרות וממוספרות. כל מסמך יישמר בתיקייה הרלוונטית. כאשר יעלה הצורך לעשות בו שימוש, אפשר כמובן להדפיסו ולעשות בו את השימוש הנדרש.

עצם המפגש בין המחשב למדפסת, בין אם זה בבית, משרדים, עסקים גדולים, יוצר אוטומטית סדר וצריך לנצל את כלל האפשרויות לטובה. אם מדובר במסמכים שאמורים להיות מאובטחים, מסמכים בעלי אופי מסווג, קיימות כיום גם מדפסות מאובטחות.

לסיכום

כדי להשיג תהליך עבודה יעיל ומשרד מסודר ונעים- כדאי לרכוש או לשכור מדפסת חזקה ומתקדמת, עם שירות אחזקה ותיקונים, המתאימה לצרכיו של המשרד.

 

5/5 - (1 vote)

בין לקוחותינו

  • משרד החקלאות ופיתוח הכפר לוגו
  • מקסים לוגו
  • cellebrite logo
  • שירות התעסוקה הישראלי לוגו
  • גאליה להב לוגו
  • dvdent-logo
  • המכון לבריאות הנפש שער מנשה - לוגו
  • מי חדרה
  • זהות

חושבים לעשות סדר בחיים?

צרו איתנו קשר והשאירו פרטים

ניוזלטר
חייגו אלינו יצירת קשר הצעת מחיר