בדקו את המיקום החדש
היעילות והמהירות בה תתבצע העברת משרד תלויה למעשה בתשתית הקיימת במשרד החדש. עלינו לדאוג לפני המעבר להתקנה של נקודות חשמל ותקשורת המתאימות לצרכינו, לתכנן את מיקום הריהוט אותו נעביר, לדאוג לצביעה, ניקיון וריסוס ואפילו לסטיילינג של המשרד. העברת משרד היא הזדמנות לעיצוב מחדש, אך כדי לייעל את התהליך עלינו להתייעץ עם מעצב הפנים או הסטייליסט עוד לפני המעבר.
כדאי להתייעץ עם הצוות בנוגע לחסרונות וליתרונות של המקום הנוכחי, ולבדוק האם חסרונות ויתרונות אלו נמצאים במיקום החדש. ייתכן שבאמצעות שיחות כאלו נגלה הפרעות שניתן לפתור מראש, שינוי שיכול לייעל את העבודה, או צרכים שלא ניתן להם מענה עד כה, וכעת נוכל לשפרם.
כמו כן, אם אנו מתכננים ליצור אזורים שלא היו קודם, כמו אזור אחסון, ארכיון, או חדר אוכל, עלינו לתכנן את מיקומם בחלל.
הודיעו בהקדם על מעבר משרד
כדי שהעברת המשרד תתבצע בצורה חלקה וללא מכשולים, עלינו ליידע את כל הנוגעים בדבר לגבי קיומה. ראשית, עלינו להודיע כי על כל עובד לדאוג לאריזת המשרד שלו עד ליום לפני המעבר או ליצור גיבוש חברתי ולזמן את כולם ליום עבודה מסוג אחר.
גם הלקוחות צריכים להיות מיודעים בנוגע למעבר, ויש להכין הקלטה טלפונית המתנצלת על חוסר היכולת לתת שירות בשעות בהם מתבצעת העברת העסק. כמו כן, כדאי לשלוח דואר אלקטרוני ללקוחות המעדכן לגבי ביצוע העברת המשרד שיספק מידע נוסף כגון הכתובת החדשה והטלפונים ליצירת קשר, אם אלה השתנו. חשוב לעדכן את הפרטים הללו גם בכרטיסי הביקור ובאתר האינטרנט של העסק, כדי למנוע מלקוחות להגיע למיקום הקודם.
גם הספקים, נותני השירותים, הרשויות והדואר צריכים לקבל הודעה על העברת משרד עוד לפני שזו התרחשה, ועל כן כדאי לעדכן אותם מראש לגבי המועד המשוער והכתובת החדשה בה תהיו.
חשוב לדבר גם עם חברות הטלפוניה והרשת כדי לתאם מתקין מטעמן כבר ביום בו מתבצעת העברת המשרד או ביום בו עוברים המחשבים שלעיתים התשתית קשורה בינהם. רצוי גם לדאוג לשילוט בולט במיקום היעד, על מנת להבטיח שלקוחות וספקים שיחפשו אותנו שם יוכלו לאתר אותנו בקלות.
אריזה והובלה לקראת העברת משרד
בשלב זה יש לנו מפה ברורה של הציוד שעובר איתנו ושל מיקומו בעסק החדש. כעת, עלינו ליצור קשר עם חברה המספקת שירותי הובלת משרד, לדווח על רשימת הציוד, ולבקש ארגזים לקראת המעבר. קביעת פגישה מקדימה עם נציג של חברת הובלות לעסקים בה נבחר יחסוך בלגן וחוסר תכנון.
בסיומה של הפגישה, חשוב לקבל את האינפורמציה המלאה לגבי זמני ההובלה המשוערים, אפשרויות נוספות כגון פירוק והרכבה של ארונות ומדפים וכן הלאה, האם המעלית מספיק גדולה לרהיטים הקיימים או שבכלל יש צורך במנוף?
כדאי כמובן לקחת מספר הצעות מחיר, לברר לגבי תנאים מיוחדים, ביטוח, הכנסת הטיפים לתוך הסכום הכולל או שינוי תנאי התשלום, ולבקש את כל שסוכם בכתב. חברות הובלות לעסקים מאפשרות לעיתים העברת משרד בשעות אחר הצהריים, בסופי שבוע או בתקופות חלשות כגון חול המועד, כך שהפגיעה בפעילות העסק תהיה מינימלית. מומלץ לבדוק זאת ולראות האם הדבר אפשרי עבורכם. כמו כן, כדאי לתת למובילים את מפת החדרים במיקום החדש, כך שיוכלו להניח כל ארגז בחדר הייעודי לשם חסכון בזמן.
רגע לפני שהכל קורה
כדי שהעברת משרד תהיה עסק מהיר ככל האפשר, עלינו לגייס את העובדים לפעולה. ראשית עלינו לחלק את הארגזים לעובדים שיארזו בהם את המשרד שלהם לפני המעבר, ולוודא כי ירשמו את תוכן הארגז ושם בעליו, בכדי להבטיח שיגיע לחדר הנכון.
לאחר ביצוע ההובלה, כדאי לגייס את העובדים להחזרת המשרד לפעילות מהירה, על מנת להבטיח חזרה לשגרה מהר ככל האפשר. אם העובדים אינם משתפים פעולה, כדאי לשקול לקחת שירותי אריזה והובלה שיעשו זאת במהירות ובקלות במקומם.
אם במשרד יש פריטים שונים כגון מכונות צילום, שיש עליהם אחריות, כדאי להרים טלפון לחברה המספקת את האחריות ולברר האם ניתן לבצע העברה דרכה והאם העברה עצמאית לא תבטל לנו את האחריות על המוצר.
לפני ביצוע מעבר משרד כדאי למנות אחראי לנושא, שיוכל לעבור בין חדרי המשרד ולוודא שכל השולחנות והארונות ריקים וארוזים, שלא נותרו פרטים מאחור, שכל הציוד שצריך להלקח נלקח וזה שצריך להשאר מאחור נשאר שם.
תכנון נכון של העברת משרד יכול לחסוך לנו עלויות רבות וטרחה. חשוב להתכונן אליו מראש, לבחור ספקי שירותי הובלה לעסקים מקצוענים ואמינים, ולכסות את הפרצות הרבות בדרך. תכנון נכון יאפשר לנו לשלוט בעלויות ובזמנים ולחזור לעשות עסקים במהירות האפשרית.
