טיפים לסידור המשרד
סידור המשרד נעשה כדי להגביר את היעילות של המשרד והעובדים בו. חברות המציעות שירותי סידור משרד, יכולות להתאים למשרדים בכל גודל ובכל מצב של בלאגן, אך אם ברצונכם לעשות ניסיון לסידור המשרד לפני שאתם קוראים למקצוענים, אלו הדברים שעימם כדאי להתחיל.
צרו סידור משרד הגיוני
אם התיקיות של שוברי האשראי אינן נמצאות באזור של מנהל החשבונות, והפקס נמצא במקום שלישי, רוב היום שלו יתבזבז על שיטוטים ברחבי המשרד. כדי ליצור סדר ויעילות כדאי להתחיל את סידור המשרד מיצירת אזורי עבודה הגיוניים לעובדי המשרד כולם, ובהזזה של ריהוט, תיקיות ומחשבים בין החדרים לשם יצירתם. הניחו את הריהוט במקומו החדש כך שיצרוך מכם את הזמן הקצר ביותר לניווט בין הדברים.
מבחן מרחק הנגיעה
סידור משרד טוב הוא סידור שבו כל הציוד החיוני לכם על בסיס יומיומי צריך להיות במרחק הושטת זרוע מכם. אם אתם נאלצים להתרוצץ ברחבי החדר כדי להשתמש בחפצים שונים אך הכרחיים בו, הגיע הזמן לסידור משרד חדש ויעיל.
נקו את שולחן העבודה
השלב הבא ההכרחי לשם סידור המשרד הוא מעבר על שולחן העבודה וקבלת החלטה לגבי נחיצותו של כל פריט ונייר בו. החליטו כי דברים שאינם תורמים לעבודתכם היומיומית אינם צריכים להיות על השולחן. תייקו את הניירת שעל השולחן, ופנו לעצמכם מקום לעבוד.
השתמשו בפתרונות אחסון
בכדי לשמור על סידור משרד לאורך זמן יש צורך ביצירת הרגלים חדשים. התרגלו לעבוד עם מגשים, פתרונות אחסון ומגירות ייעודיות למסמכים וחפצי משרד שהיו פזורים לפני כן על השולחן. אין שום סיבה שתמשיכו לשמור את העטים בינות לערמות הניירות ולחפש בבלאגן כאשר אתם נזקקים להם.
בחנו את מיקום שולחן העבודה שלכם
אם שולחן העבודה שלכם מצריך אתכם לקום לעיתים קרובות לשם ביצוע פעולות, אם הוא אינו מנצל את האור המגיע מחלון החדר או אם החדר חנוק בגלל מיקום השולחן, נסו במהלך סידור המשרד לסדר מחדש גם את מיקום שולחן העבודה.
שדרגו את ציוד המשרד שלכם
מחשבים שלוקח להם זמן רב מדי לבצע פעולות, מכונות צילום ישנות שתוקעות דפים וטלפונים שמתנתקים גורמים לבזבוז זמן וכסף בעסק שלכם. כחלק מפרויקט סידור המשרד עדכנו ושדרגו את הציוד, זרקו חומרה שלא עובדת ופנו כך מקום במשרד.
הקצו לציוד היקפי מקום משלו
סידור משרד מחייב לא פעם רכישה של מספר אביזרים חדשים, אך במחיר זול יחסית הוא מאפשר לך להגדיל את המקום הפנוי במשרד ולייעל דברים. כך למשל כדאי לקנות מעמד למדפסת במקום לאפשר לה להמשיך ולתפוס מקום על שולחן העבודה, ולספק מקום אחסון הגיוני לדפי המדפסת. כדאי להשקיע גם במדפים וכונניות תלויות לאחסון התיקיות והספרים לשם יצירת סידור משרד יעיל יותר.
בדקו את צרכי האחסון שלכם
אם המשרד שלכם מייצר ניירת רבה תזדקקו בוודאי לפתרונות אחסון רבים. בדקו האם ישנם מקומות אותם ניתן לנצל לאחר סידור המשרד ליצירת מקום אחסון נוסף, ואם לא שקלו להשתמש בשירותי גנזך עבור מסמכים ישנים.
